Stand: 04.01.2018

E-Mail-Postfach voll?

Wenn Ihr E-Mail-Postfach überläuft, müssen Sie Ihre E-Mails nicht löschen, sondern können diese einfach archivieren. Wie das Schritt-für-Schritt geht, erfahren Sie hier am Beispiel des E-Mail-Programms von Apple: Mail. Das Grundprinzip gilt auch für andere E-Mail-Programme (PC).

Ablaufschritte:

  1. Welchen Kontotyp haben Sie? (einmalig)
  2. Archiv einrichten (einmalig)
  3. Speicherverbrauch prüfen (bei Bedarf)
  4. E-Mails archivieren (bei Bedarf)

Vorabinformation für Interessierte

Gilt für IMAP-Konten

Warum entstehen Speicherprobleme?

Nutzen Sie E-Mail-Konten vom Typ „IMAP“, haben Sie viele Vorteile. Die E-Mails sind an einer zentralen Stelle online gespeichert. So wird die Bearbeitung (neue E-Mails schreiben / E-Mails beantworten, weiterleiten, löschen, etc.) zwischen den von Ihnen verwendeten Endgeräten (Desktop-PC/Mac, Mobiles, Tablets) synchronisiert, so dass Sie nahtlos an einem anderen Gerät weiterarbeiten können. Einen Nachteil gibt es jedoch: Der Mailserver stellt Ihnen für Ihr E-Mailkonto meist nur begrenzten Speicherplatz zur Verfügung. Ist dieser Speicherplatz verbraucht, können Sie keine weiteren E-Mails empfangen.

Ansätze der Archivierung, nur eine ist optimal

Apple Mail hat eine interne Funktion „Archivieren“. Diese nützt hier aber nicht, denn es werden dadurch E-Mails nur umsortiert, aber nicht vom Server entfernt, dieser kann trotzdem überlaufen.

Eine mögliche Lösung wäre, alte E-Mails zu einfach löschen. Löscht man diese im E-Mailprogramm, würden diese bei der nächsten Synchronisation auch auf dem Server gelöscht. Dies will man aber meist nicht, zum Beispiel aus Beweis- oder Erinnerungsgründen oder einfach, weil es bestimmte kaufmännische Aufbewahrungspflichten für Geschäftskorrespondenz gibt.

Eine viel bessere Möglichkeit ist es daher, mit Ihrem E-Mail-Programm alte E-Mails auf Ihrem Desktop-Rechner zu archivieren. Damit stehen diese nach wie vor dort (aber nur noch dort) lokal zur Verfügung und können dort auch durchsucht werden, verbrauchen aber keinen Speicherplatz mehr online auf dem Mailserver. Der Rechner, welcher archiviert, sollte also Ihr Haupt-Rechner sein.

Ein schöner Nebeneffekt ist, dass diese alten E-Mails auf den übrigen Geräten entfernt werden, also z.B. auch dem Mobile Phone/Pad auch wertvoller Speicherplatz frei wird.

Ihr E-Mail-Programm auf dem Desktop-PC/Mac kann nämlich sowohl Server-Postfächer verwalten (Daten sind auf dem Rechner und online), aber auch lokale Postfächer (Daten sind nur auf dem Rechner). Zwischen diesen lassen sich E-Mail verschieben. Dies können wir nutzen, da lokale Postfächer nur auf dem Desktop-PC/Mac gespeichert sind. Verschiebt man also auf dem Server gespeicherte E-Mails hierhin, verschwinden Sie vom Server und der Speicherplatz dort wird frei.

Gilt für POP-Konten

Für E-Mail-Konten vom Typ „POP“ bitte → hier weiterlesen.

1. Typ des E-Mail-Kontos prüfen (einmalig nötig)

Gehen Sie zunächst in die Konto-Einstellungen von Apple Mail (Menu „Mail“ > „Einstellungen“). Suchen Sie dort das E-Mail-Konto, welches archiviert werden soll. Prüfen Sie zunächst, ob dort in den Einstellungen das Protokoll „IMAP“ voreingestellt ist, sehr wichtig!

Stellen Sie dabei fest, dass Sie ein E-Mail-Konto vom Typ „POP“ nutzen, bitte → hier weiterlesen, denn die folgende Anleitung bezieht sich ausschließlich auf Konten vom Typ „IMAP“.

2. Lokales Archiv-Postfach erstellen (einmalig nötig)

Wählen Sie im Menü unter „Postfach“ die Option „Neues Postfach …“ aus:

Es erscheint ein Dialogfenster.

  • Wählen Sie bei „Ort“ die Option „Lokal“
  • Vergeben Sie einen sinnvollen Namen, z.B. „ARCHIV - Postfachname - Empfang“, wobei Postfachname den Namen des Server-Postfachs darstellt, welches Sie archivieren wollen. So finden Sie das Archiv schnell wieder, falls Sie mehrere Archive haben. (“ - Empfang“ hängen wir noch dran, da man nach der gleichen Methode auch versendete E-Mails archivieren könnte, diese bekämen entsprechend die Endung “ - Versand“.)

Ein neuer Ordner im Verzeichnis „Lokal“ wurde angelegt:

Nichts zu sehen? Dann ist das neue lokale Postfach vielleicht ausgeblendet. Dann einfach mit der Maus über das Wort „Lokal“ (in der linken Postfächer-Spalte in Apple Mail) streichen. Rechts davon wird dann in Grau das Wort „einblenden“ angezeigt, darauf bitte klicken.

Tipp: Ein Klick auf das Plus-Zeichen links daneben ist übrigens eine weitere Möglichkeit, direkt an dieser Stelle ein neues lokales Postfach anzulegen.

3. Den auf dem Server benutzten Speicherplatz überprüfen (regelmäßig)

  • In der linken Seitenleiste des Programmfensters unter der Überschrift „Postfächer“ den Ordner „Eingang“ ausklappen, falls eingeklappt (Klicken Sie links auf das kleine graue Dreieck)
  • Rechtsklick auf das gewünschte E-Mail-Konto.
  • Dort im Popup-Menu unten „Accountinformationen“ auswählen

Sie sehen dann ein neues Fenster, auf dem der verbrauchte Speicherplatz zu sehen ist:

Jetzt haben Sie einen guten Überblick, wieviel Speicherplatz noch frei ist und ob Sie ggf. archivieren müssen. Schließen Sie dieses Fenster nun wieder.

4. Lokale Archivierung durchführen (regelmäßig)

Nun können Sie die Mails, die Sie archivieren möchten, in den soeben neu angelegten Ordner verschieben:

  • Klicken Sie in der Liste der angezeigten empfangenen E-Mails dieses Postfachs oben im Tabellenkopf auf den Reiter „Gesendet“. Die neuen E-Mails sollten nun oben und die alten unten stehen, sonst bitte noch mal auf „gesendet“ klicken. (Wenn „gesendet“ nicht angezeigt wird, bitte mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf klicken und die Anzeige der Spalte „gesendet“ anwählen.)
  • Die alten E-Mails stehen nun also unten. Daher ganz nach unten scrollen und die unterste E-Mail auswählen. Dann weiter nach oben zurück scrollen bis zur ersten E-Mail, ab der die Archivierung gestartet werden soll. Diese mit gedrückter Shift-Taste anklicken. Damit sind alle E-Mails zwischen dieser und der untersten E-Mail ausgewählt.
  • Nun die ausgewählten E-Mails auf das neue lokale Konto ziehen ….. und ABWARTEN.

  • Apple Mail verschiebt nun die E-Mails vom Server und verschiebt auch alle E-Mailanhänge. Daher kann das etwas dauern. Bitte Apple Mail eine Weile (z.B. 5 Minuten) laufen und arbeiten lassen und nicht beenden! Wie schnell Apple Mail umräumt, hängt von der Menge der verschobenen E-Mails, der Anhänge und der Internet-Geschwindigkeit ab.

Fertig!

Glückwunsch, Sie haben gerade Ihr erstes lokale E-Mail-Archiv angelegt!

Für spätere Archivierungen für dieses E-Mail-Konto führen Sie nur noch den letzten Schritt („4 Das lokale Archiv nutzen“) aus.

Weiterlesen

TIPP: Wie wäre es, nun auch die gesendeten E-Mails zu archivieren. Alles geht genauso wie bei den empfangen E-Mails. Benutzen Sie nicht das gleiche Postfach wie für die empfangenen E-Mails, sondern legen ein neues lokales Postfach dafür an und benennen es am Ende z.B. mit “ - Versand“. Dann kommt nichts durcheinander.

Anleitung für E-Mail-Konten vom Typ „POP“

Benutzen Sie noch das alte E-Mail-Protokoll „POP“ (manchmal auch „POP3“ genannt), ist das Speicherproblem auf dem Server recht einfach zu beheben.

Zum weiterlesen hier klicken

Gehen Sie in die Konto-Einstellungen Ihres E-Mail-Programms. Prüfen Sie zunächst, ob dort das Protokoll „POP“ (oder „POP3“) eingestellt ist. Wählen Sie dann dort aus: „E-Mails entgültig vom Server löschen nach xxx Tagen“ wobei „xxx“ in der Regel 1 Woche ist.

Bei Apple-Mail sieht die Einstellung so aus:

 
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