Rundmails richtig adressieren

Tipps zum Thema E-Mail-Addressierung
bei Massenmails an E-Mail-Verteiler

An? - Kopie (CC)? - Blindkopie (BCC)?

Adressierungs-Varianten

Beispiel Apple Mail

An („To“)

Das Feld „An“ ist für den eigentlichen Adressaten der Mail, den oder die eigentlichen Hauptempfänger vorgesehen.

Jeder Empfänger kann die anderen Hauptempfänger sehen.

Wenn der Empfänger antwortet mit „Antwort an alle“, kriegen der Absender und alle anderen Empfänger diese Antwort.

Kopie („CC“)

Im Feld „Kopie“ (auch CC oder Carbon Copy genannt) werden Empfänger eingetragen, die nicht Hauptempfänger sind, aber dennoch diese E-Mail zum Lesen erhalten sollen, z. B. die Kollegen, die die Mail nicht bearbeiten müssen aber gern eine Kopie hätten, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Jeder Empfänger kann in der E-Mail alle anderen Hauptempfänger sehen und alle, die auf Kopie stehen.

Wenn der Empfänger antwortet mit „Antwort an alle“, kriegen der Absender und alle anderen Empfänger, auch diejenigen in Kopie, diese Antwort.

Blindkopie („BCC“)

Im Feld „Blindkopie“ (auch BCC oder Blind Carbon Copy genannt) werden Empfänger eingetragen, die nicht Hauptempfänger sind, aber dennoch diese E-Mail versteckt zusätzlich zum Lesen erhalten sollen:

Jeder Empfänger kann also die anderen Hauptempfänger sehen und auch alle, die auf Kopie stehen, nicht aber solche, die bei Blindkopie eingetragen sind; diese sind unsichtbar. - Das ist z.B. wichtig für Rundmails, siehe unten!

Wenn der Empfänger antwortet mit „Antwort an alle“, kriegen der Absender und alle anderen Empfänger, auch diejenigen in Kopie, diese Antwort, nicht aber die unsichtbaren Empfänger, die bei „Blindkopie“ standen.

Tipp für Apple-Mail-Nutzer

Tipp für Apple-Mail-Nutzer. Wenn Sie das „Blindkopie“-Feld nicht finden, erfahren Sie hier, wie man es aktiviert.

Adressierungen bei Rundmails - So machen Sie es richtig

Anfängerfehler bei Massenmails vermeiden

Ein Anfängerfehler ist es, in Rundmails an alle Kunden (z.B. Weihnachtsgrüße) alle Empfänger in das „An“-Feld einzutragen. Da jeder Empfänger die anderen Empfänger sehen kann, passiert ein Marketing-Desaster: Jeder Adressat erfährt dadurch, wie viel und genau welche anderen Kunden noch in der Kartei sind und welche nicht. Man sieht oft sogar vollständigen Namen und teilweise auch, wo sie arbeiten.

Dieser E-Mailversand verstößt also möglicherweise gegen den Datenschutz und schadet Ihnen selbst und allen in der Liste: Kundendaten stehen ALLEN Empfängern, die in der Mailingliste stehen oder die Mail weitergeleitet bekommen, bequem zur Verfügung:

  • Ihr eigener Konkurrent erfährt möglicherweise, wieviel und welche Kunden Sie haben und welche nicht.
  • Ihr Kunde erfährt, welche seiner Konkurrenten diese Mail auch erhalten haben oder auch nicht.

Das kann Auswirkungen auf Preisverhandlungen haben.

Richtig problematisch kann es sein, wenn auch nur ein Adressat aus der Liste auf die E-Mail antworten will und dabei versehentlich „Antwort an alle“ ausgewählt hat.

LÖSUNG: Wenn Sie Kunden-Rundmails verschicken, gehören alle Empfänger in das Feld Blindkopie „BCC“ und nicht in das „An“-Feld und auch nicht in das „Kopie“-Feld. In das „An“-Feld kommt statt dessen einfach die eigene E-Mail-Adresse.

Dann können sich nicht alle Empfänger gegenseitig sehen, Daten können auch nicht so leicht in falsche Hände geraten und die Diskretion, die einige Ihrer Kunden sicher gern haben wollen, wäre gewahrt.

Tipp für Apple-Mail-Nutzer.

Tipp für Apple-Mail-Nutzer. Wenn Sie das „Blindkopie“-Feld nicht finden, erfahren Sie hier, wie man es aktiviert.

Ausnahme bei Team-Mails

Es gibt einen Ausnahmefall, bei dem es gut ist, alle Empfänger bei „An“ stehen zu haben: Bei Mails an das eigene Team, in dem jedes Team-Mitglied direkt angesprochen werden soll. Jeder kann sehen, dass alle die Nachricht erhalten haben. Und wenn dann jemand „Antwort an alle“ für die Antwort auswählt, kann dies auch ein gewünschter Effekt sein.

Weitere Tipps

Vorsicht bei Anhängen

Sollten Sie Anhänge (Bilder, PDFs) mitschicken, z.B. einen netten Weihnachtsgruß, achten Sie auf die Größe der Datei. Wenn die Mail durch den Anhang plötzlich 7 Megabyte groß ist, und Ihr Kunde diese Mail im Ausland über einen teuren Auslandstarif unterwegs abruft, bedeutet das automatisch Ärger.

Achtung Datenschutz! - Abmahnungen drohen!

Es ist in Deutschland in den meisten Fällen nicht erlaubt, kommerzielle E-Mails an Empfänger zu schicken, die nicht vorher dem Empfang zugestimmt hatten. Hier ist man schnell in der Abmahnfalle.

Weitere Informationen zum Thema: Mailingliste (Wikipedia)

 
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