E-Mails – Fragen und Antworten

Bei TBA-Postfächern können Sie theoretisch Nachrichten mit einer Größe von bis zu 100 MB (Megabyte) versenden und empfangen. Übertreiben Sie es aber nicht: Wir empfehlen, E-Mails nur bis 20 MB Größe zu versenden.

• Beachten Sie, dass bei vielen E-Mail-Empfängern deren mögliche Maximalgröße für E-Mails auch deutlich unter 100 MB liegen können (oft 10–20 MB). Sollten Sie größere E-Mail-Anhänge versenden wollen, empfiehlt es sich, dies mit dem Empfänger vorher kurz zu klären. (Bei Google Mail ist die Maximalgröße z.B. momentan bei 25 MB, 1und1 erlaubt pro Dateianhang maximal 20 MB, u.s.w., diese Werte können sich zudem jederzeit ändern.)
• Beachten Sie bitte auch, dass eine E-Mail deutlich größer sein kann als der eigentliche Anhang: Beim Versand werden die Daten für den zuverlässigen Versand typischerweise speziell kodiert (Mime-Codierung) und die E-Mail kann dadurch über 33 % größer werden als die mitgeschickten Rohdaten. – Prüfen Sie die Größe der E-Mail vor dem Versand noch einmal, wenn Sie derart große Dateien verschicken wollen: Sie finden die fertige E-Mail nach dem Speichern und vor dem Versand meist im Ordner „Entwürfe“ des E-Mail-Programms und meistens lässt sich dort einstellen, dass die Dateigröße angezeigt wird.
• Viele Empfänger einer E-Mail verärgert es, wenn sie ungefragt große E-Mails zugestellt bekommen. Möglicherweise empfangen diese Empfänger E-Mails über einen langsamen Internetzugang oder z. B. ein Mobil-Netzwerk (eine sehr große E-Mail behindert möglicherweise deren E-Mail-Empfang oder macht diesen kostenintensiv). Nehmen Sie Rücksicht. Verschicken Sie große Daten (z. B. „lustige Videos“) nicht ungefragt.

Diese notwendige Frage beantworten wir auf einer eigenen Seite: Rundmails DSGVO-konform adressieren

Hier sind die wichtigsten Gründe und die mögliche Abhilfe:

Ursache 1

Oft landen HTML-Mails automatisch gleich im Spamfilter, nur weil sie HTML-Code enthalten: Bei einigen Empfängern gelten diese bereits grundsätzlich als Spam-verdächtig (wegen der vielen Missbrauchsmöglichkeiten durch HTML-E-Mails).

(Wenn Software auf der Empfängerseite dann auch noch fehlerhaften HTML-Code in den E-Mails feststellt – das geschieht schneller, als man annehmen würde – schlagen viele Anti-Spam-Programme erst recht Alarm, da sie einen Missbrauch oder Hackversuch vermuten.)

Lösung

Bitten Sie den Empfänger, Ihre E-Mail-Adresse als „vertrauenswürdig“ in seinem Anti-Spam-Programm zu hinterlegen. Oft genügt dazu, dass der Empfänger Ihre E-Mail-Adresse im Adressbuchprogramm seinem Computer einträgt.

Ursache 2

E-Mail-Programme sind keine Browser und führen HTML oft nicht richtig oder zumindest sehr eigenwillig aus.

Lösung

Beschränken Sie sich bei der Ausschmückung mit HTML-Befehlen und Bildern auf wenige lang-bewährte Standard-Funktionen, die größtmöglich kompatibel und weniger fehleranfällig sind und testen Sie Ihre HTML-E-Mails auf Fehler.

Wir erstellen Ihnen gern zuverlässige Vorlagen und Signaturen und können für Sie auch vor dem Versand prüfen lassen, wie eine bestimmte E-Mail auf den meistgenutzten E-Mail-Programmen aussehen würde. Das macht besonders bei Massenmails im Marketing Sinn.

Ursache 3

Sie verschicken zu viele E-Mail-Rundschreiben auf einmal. Wenn zu viel E-Mails bei gleichen Inhalts bei einem Empfänger-Provider (z. B.  Gmail, 1und1, T-online, WEB.de etc.) ankommen, blockieren diese Provider weitere Zustellungen eine Weile als eine Anti-Spam-Maßnahme. Der Empfänger kriegt davon möglicherweise gar nichts mit.

Der Versand von Massenmails über TBA-Server ist zudem zeitlich und mengenmäßig streng begrenzt (siehe unsere AGB, die wir Ihnen gern erneut zusenden), um das TBA-Serversystem nicht als SPAM-Versender verdächtig zu machen, auch hier könnten Blockade-Maßnahmen greifen.

Lösung

Sprechen Sie einen Massenmail-Versand mit uns ab!

In vielen guten Mailinglisten-Programmen kann man den Versand „drosseln“, also über einen größeren Zeitraum verteilen, um diese Einschränkungen legal zu umgehen.

Haben Sie Interesse an einem Versand von E-Mails in großen Mengen, fragen Sie uns: Wir können Ihnen gute Anbieter für E-Mail-Marketing vorschlagen und Sie auch weitergehend beraten und unterstützen. Das erhöht die Chance deutlich, dass Ihre Emails korrekt ankommen und Sie erhalten zudem gute Berichte über den Versand, um das Verfahren optimieren zu können.

Ursache 4

Es ist – wenn auch selten – schon vorkommen, dass unser E-Mail-Versandserver in einer Spamliste auftaucht, weil einer unserer Kunden vielleicht aus Unkenntnis der Rechtslage in Spam-ähnlichem Umfang Massenmails verschickt hat. Oder ein erbeutetes E-Mail-Konto bzw. der zugehörige Kunden-Computer wurde von Hackern und Ganoven tatsächlich zum Spamversand missbraucht. Siehe dazu Sichere Passwörter):

In der Konsequenz stehen dann zeitweilig alle Versendungen von diesem Server unter Generalverdacht und werden möglicherweise weltweit geblockt.

Lösung

Kontaktieren Sie uns bitte sofort, damit wir zusammen mit unserem E-Mail-Service Provider Korrektur- und Abwehrmaßnahmen ergreifen können.

Hier sind die wichtigsten Gründe und die mögliche Abhilfe:

Ursache 1

Der Empfänger ist beim Lesen einer HTML-E-Mail nicht mit dem Internet verbunden (offline). Das Bild wurde, wie beim E-Mail-Marketing üblich, nicht mitgeschickt. Sondern in der E-Mail gibt es nur ein Link zu einem Bild im Internet, um dieses beim Öffnen der E-Mail nachzuladen. Dies ist, wenn man gerade nicht mit dem Internet verbunden ist, nicht möglich und stattdessen sieht man leere Bildrahmen mit roten oder schwarzen Kreuzen.

Mögliche Lösung

Sie können dem Empfänger die Offline-Betrachtung ermöglichen, indem Sie Kopien der Bilder gleich mitsenden, statt diese zu einem Speicherort im Internet zu verknüpfen.

Nachteile dieser Lösung

1. Damit wird die Größe einer E-Mail allerdings erhöht, da die Bilder viel Speicherplatz benötigen, was speziell beim mobilen E-Mail-Empfang für Verstimmung beim Empfänger sorgen kann.

2. Das kann zudem ein Filter-Kriterium für Spamfilter sein.

3. Solche E-Mails können schlimm aussehen, wenn der Empfänger die Option „Nur Text-Format“ eingeschaltet hat, was recht häufig der Fall ist: Dann werden alle Deko- und Bildelemente meist untereinander unsortiert wie ein „Anhang“ angezeigt.

Empfehlung

Wir raten grundsätzlich davon ab, Bilder standardmäßig in E-Mail-Rundschreiben mitzuschicken, ohne zu planen, wie E-Mails ohne die Bilder aussehen würden.

Ist die E-Mail eine wichtige Marketing-E-Mail und sind keine Überraschungen gewünscht, wie die E-Mail ankommt? Wir können mit der betreffenden E-Mail vor dem Versand einen Test für Sie an einer Reihe gängiger E-Mail-Programme durchführen.

Ursache 2

Der Empfänger hat eingestellt, dass er alle Nachrichten im „Nur Text-Format“ erhalten möchte oder der Empfänger hat den Download von Bildern in HTML-Nachrichten blockiert. (Das ist beides sehr verbreitet.) Möglicherweise passiert die E-Mail auf dem Weg zum Empfänger auch einen E-Mail-Server, der HTML nicht versteht.#

Lösung

HTML-E-Mails sollten so angelegt sein, dass eine alternative „Nur-Text“-Version mitgeschickt wird. Rudimentär bieten das viele E-Mailprogramme automatisiert an, ohne dass Sie das bemerken oder Einfluss nehmen können.

Empfehlung

Gute E-Mail-Software ermöglicht, diese „Nur Text“ Variante optisch zu optimieren. Dieses muss allerdings redaktionell manuell umgesetzt werden. Das ist ein Mehraufwand, der sich lohnt, da dann sowohl die „HTML“-Anzeige als auch die „Nur Text“-Anzeige gut aussehen.

Ist die E-Mail eine wichtige Marketing-E-Mail und sind keine Überraschungen gewünscht, wie die E-Mail ankommt? Wir können mit der betreffenden E-Mail vor dem Versand einen Test für Sie an einer Reihe gängiger E-Mail-Programme durchführen.

Lösung

Dann ist Ihr das Format Ihrer E-Mail vermutlich „Rich Text“ oder „HTML“, weil Sie z. B. Schriften in fett, kursiv oder farbig anzeigen wollen. Möglicherweise haben Sie und der Empfänger unterschiedliche Bildschirmauflösungen. Oder Sie haben verschiedene Standardgrößen für Schriften definiert. Wenn Sie dieses nicht bei der Bestimmung der Bildschirmgrößen berücksichtigt haben, kommen manchmal diese unschönen Effekte.

Empfehlung

„Rich Text“ ist mit Vorsicht zu verwenden; HTML-E-Mail-Vorlagen sind entsprechend sorgsam zu codieren.

Lassen Sie die von der Software voreingestellten Schriftgrößen am besten, wie sie sind.

Beim TBA-Berlin können wir für Sie auch vor dem Versand prüfen lassen, wie eine bestimmte E-Mail auf den meistgenutzten E-Mail-Programmen aussehen würde. Das macht besonders bei Massenmails im Marketing Sinn.