E-Mail-Konto – IMAP, POP3 oder EXCHANGE?

Postfach-Typ für E-Mails?

Vorabentscheidung: Welche Art von E-Mail-Verwaltung benötigen Sie, das moderne IMAP, das klassische  POP3 oder sogar einen EXCHANGE-Server? Finden Sie die für Sie passende Lösung.
Inhalt
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    1. IMAP

    Hiermit können Sie Ihre E-Mails mit mehreren E-Mailprogrammen (Web, Büro-Computer, Privat-Laptop, Android, iPhone, iPad…) gemeinsam benutzen.

    Alle E-Mails verbleiben auf dem Server und dieser gleicht auf Wunsch die empfangenen, versendeten, sortierten und gelöschten E-Mails und die Entwürfe miteinander ab. Auf allen Geräten haben Sie stets den aktuellen, gleichen Stand Ihrer Bearbeitungen.

    IMAP ist etwas komplexer in der Einrichtung, aber sehr komfortabel, wenn es einmal läuft. Beachten Sie, dass Sie sehr viel mehr Platz auf dem E-Mailserver benötigen als bei POP3, da alle Mails auf dem Server verbleiben, bis sie im Gesamtsystem lokal archiviert oder gelöscht wurden.

    IMAP für Teams? – IMAP ist nicht für mehrere Benutzer ausgelegt. Wenn sie IMAP dennoch für Teams benutzen (technisch möglich), kann es Konfusion geben, wenn z. B. mehrere Teammitglieder gleichzeitig dieselbe Mail beantworten.

    2. POP3

    Das POP3-Protokoll ist optimal, wenn Sie ganz klassisch Ihre E-Mails typischerweise mit einem Programm bearbeiten: Entweder im Internet über den Webbrowser oder mit dem E-Mailprogramm auf Ihrem Computer oder mit Ihrem Smartphone oder Tablet.

    Mit POP3 laden Sie mit dem jeweiligen Programm eine Kopie der E-Mail vom Server in Ihr E-Mailprogramm.

    Die E-Mail wird nach einer festgelegten Zeit vom Server entfernt und bleibt nur in Ihrem E-Mailprogramm gespeichert. Mit diesem Trick können auch unterschiedliche Geräte (z. B. Computer oder Mobiles) die neuesten Mails laden.

    Eine Synchronisation findet aber nicht statt: Es wird also nicht abgeglichen, welche Mail bereits gelesen, beantwortet, sortiert oder gelöscht wurde und Antwortmails sind nur auf dem Gerät gespeichert, auf dem sie geschrieben wurden.

    Da die E-Mails stets heruntergeladen werden, sind sie schließlich nur noch auf Ihrem Gerät vorhanden und nicht mehr auf dem Server. Der Server benötigt dadurch deutlich weniger Speicherplatz (preiswerter), das System ist weniger fehleranfällig und es gibt einen höheren Datenschutz, da E-Mails nur einen kurzen Moment online gelagert werden.

    Zudem ist POP3 schneller und einfacher einzurichten und zu bedienen.

    Im Team kann POP3 dann verwendet werden, wenn mehrere Mitarbeiter sich dasselbe E-Mailprogramm (auf einem Computer) teilen oder die E-Mails nur abwechselnd über Webmail im Browser online bearbeitet werden.

    Vergleichtstabelle
    POP3 und IMAP

    Ein Vergleich der beiden verbreiteten
    E-Mailtypen in tabellarischer Form

    POP3

    IMAP

    Eigenschaften:

    • Ein E-Mailprogramm bearbeitet die E-Mails (normalerweise ein Nutzer oder der gemeinsame Rechner eines Teams).
    • Schwierigkeit: Einfach
    • Mehrere E-Mailprogramme bearbeiten die E-Mails parallel (z. B. PC, MacBook, Mobile-Geräte eines Nutzers)
    • Schwierigkeit: Mittel

    Vorteile:

    • Einfach und schnell zu installieren, PC-Grundkenntnisse genügen.
    • Günstig: Benötigt kaum Platz auf dem E-Mailserver
    • Alle E-Mails haben Sie lokal gespeichert, das ist leicht zu verstehen und anzuwenden – genauso wie klassische Briefkorrespondenz. Fehlbedienung kommt kaum vor.
    • Perfekt synchron: Alle E-Mailprogramme zeigen den gleichen aktuellen Stand einer E-Mailbearbeitung, weil empfangene, gesendete, entworfene und gelöschte E-Mails abgeglichen werden. Man kann schnell vom Mac zum Mobile wechseln und einfach weiterarbeiten.

    Nachteile:

    • Komplikationen beim Zugriff durch mehrere E-Mailprogramme (z. B. PC+Mobile). Das geht mit Tricks zwar mehr oder weniger, ankommende Mails auf alle E-Mailprogramme zu laden.
      Antworten und Entwürfe werden aber lokal gespeichert und die anderen E-Mailprogramme bekommen nichts davon mit (oder nur über komplizierte Umwege). Und wenn man E-Mails löschen will, muss man das auf allen Programmen einzeln erledigen, was im Falle von Spam-Mails viel Arbeit bedeuten kann.
    • Es ist nicht ganz einfach, später zu IMAP zu wechseln, wenn man mehr Flexibilität benötigt.
    • Ein IT-Fachmann, der vor Ort bei der Einrichtung und Wartung hilft, ist PC-Einsteigern zu empfehlen.
    • Das Konzept mit Serverordnern und lokalen Ordner ist nicht leicht zu verstehen und führt bei falscher Installation zu doppelten Ordern.
    • Disziplin bei der Archivierung alter E-Mails erforderlich, da der Server freüher oder später voll ist und dann keine neuen Mails mehr annimmt. Geschäftsleute sind zur Archivierung von geschäftlicher Korrespondenz verpflichtet.
    • Keine echte Teamverwaltung: Probleme sind möglich, wenn mehrere Nutzer gleichzeitig dieselbe Mail bearbeiten. (In dem Fall ist vermutlich ein gesonderter MS EXCHANGE Server die bessere Wahl.)

    3.MS-EXCHANGE-Server

    Sie können bei TBA einen vorkonfigurierten Exchange-Server als Zusatzoption für Ihr TBA-Webpaket mieten. – Die perfekte Lösung für Profis und echtes Teamwork.

    Exchange bietet die perfekte Synchronisation von Mails, Terminen, Adressen etc. und bietet eine hohe Daten- und Archivsicherheit auch bei komplexen Anforderungen. MS EXCHANGE arbeitet reibungslos mit allen gängigen PC- und Apple-Systemen sowie Mobilgeräten zusammen.

    Weitere Informationen zum Exchange-Server finden Sie bei Microsoft.

    Diese Lösung ist vom Komfort und der Technik vergleichbar mit Google Mail (Gmail), hat aber den großen Vorteil, dass Ihre Daten vor Googles Datensammelwut geschützt sind. Gerade Unternehmen mit sensiblen Kunden-E-Mails (Ärzte, IT, Banken, etc.) sollten hiervon sehr profitieren.

    Es lassen sich auch eigene Exchange-Server problemlos in unsere Systeme  integrieren und TBA verwaltet nur die Website und nicht die E-Mails.

    Detailfragen zu MS-Exchange

    Klären Sie vielleicht vorab die folgende Frage:

    Wann reichen „normale“ E-Mailkonten aus und wann bietet sich ein Microsoft-Exchange-Server an? Für die viele Start-ups und kleinere Kunden reicht IMAP völlig aus.

    Es gibt grundsätzlich 2 Varianten, wie Sie einen MS-Exchange-Server betreiben können, wenn die zugehörige Domain bei TBA-Berlin verwaltet werden:

    1. TBA-Berlin stellt Ihnen einen MS-Exchange-Server bereit
      Wir bieten »Managed« MS-Exchange-Server für eine Monatsgebühr an. Hier wird Ihnen die recht komplexe technische Einrichtung und der Betrieb eines MS-Exchange-Postfachs abgenommen und Sie können diesen sofort benutzen. (Pro E-Mail-Postfach wird jeweils 1 MS-Exchange-Server benötigt.)
      Diese Variante ist für Kunden mit nur einem oder wenigen Postfächern, die im Team verwaltet werden sollen, interessant.
    2. Sie betreiben einen eigenen MS-Exchange-Server
      Sie selbst (oder ein für Sie tätiger spezialisierter IT-Anbieter) können selbstverständlich Ihren eigenen externen MS-Exchange-Server betreiben. Dieser muss dann mit TBA-Berlin vernetzt werden.
      Das empfehlen wir unseren Kunden aus dem Mittelstand mit größeren Teams.
      Lesen Sie hierzu: MS-Exchange-Server an Ihre Domain bei TBA anbinden.

    Weitere Informationen zum MS-Exchange-Server finden Sie beim Hersteller Microsoft.

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