DSGVO-konforme Rundmails
Tipps zum Thema E-Mail-Adressierung bei Massenmails an E-Mail-Verteiler
An?
Kopie (CC)?
Blindkopie (BCC)?
Adressierungsvarianten
An („To“)
Das Feld „An“ ist für den eigentlichen Adressaten der Mail, den oder die eigentlichen Hauptempfänger vorgesehen.
Jeder Empfänger kann die anderen Hauptempfänger sehen.
Wenn der Empfänger antwortet mit „Antwort an alle“, bekommen der Absender und alle anderen Empfänger diese Antwort.
Kopie („CC“)
Im Feld „Kopie“ (auch CC oder Carbon Copy genannt) werden Empfänger eingetragen, die nicht Hauptempfänger sind, aber dennoch diese E-Mail zum Lesen erhalten sollen, z. B. die Kollegen, die die Mail nicht bearbeiten müssen, aber gern eine Kopie hätten, um auf dem Laufenden zu bleiben.
Jeder Empfänger kann in der E-Mail alle anderen Hauptempfänger sehen und alle, die auf Kopie stehen.
Wenn der Empfänger antwortet mit „Antwort an alle“, bekommen der Absender und alle anderen Empfänger, auch diejenigen in Kopie, diese Antwort.
Blindkopie („BCC“)
Im Feld „Blindkopie“ (auch BCC oder Blind Carbon Copy genannt) werden Empfänger eingetragen, die nicht Hauptempfänger sind, aber dennoch diese E-Mail versteckt zusätzlich zum Lesen erhalten sollen:
Jeder Empfänger kann also die anderen Hauptempfänger sehen und auch alle, die auf Kopie stehen, nicht aber solche, die bei Blindkopie eingetragen sind; diese sind unsichtbar. – Das ist z.B. wichtig für Rundmails, siehe unten!
Wenn der Empfänger antwortet mit „Antwort an alle“, bekommen der Absender und alle anderen Empfänger, auch diejenigen in Kopie, diese Antwort, nicht aber die unsichtbaren Empfänger, die bei „Blindkopie“ standen.
Adressierungen bei Rundmails – So machen Sie es richtig
Fehler bei Massenmails vermeiden
Ein Fehler ist es, in Rundmails an alle Kunden (z.B. Weihnachtsgrüße) alle Empfänger in das „An“-Feld einzutragen.
Da jeder Empfänger die anderen Empfänger sehen kann, passiert ein Marketing-Desaster: Jeder Adressat erfährt dadurch, wie viel und genau welche anderen Kunden noch in der Kartei sind und welche nicht. Man sieht oft sogar vollständigen Namen und teilweise auch, wo sie arbeiten.
Dieser E-Mailversand verstößt also meist gegen den Datenschutz (DSGVO) und schadet Ihnen selbst und allen in der Liste (2019 wurde in so einem Fall bei 100 Empfängern ein Bußgeld von 2600 Euro verhängt). Das Problem: Kundendaten stehen ALLEN Empfängern, die in der Mailingliste stehen oder die Mail weitergeleitet bekommen, bequem zur Verfügung.
Beispiele für Probleme, die sich daraus im Marketing ergeben:
- Der Empfänger sieht alle E-Mail-Adressen (Personendaten!) auch solche, die er nach der DSGVO nicht haben darf
- Ihr eigener Konkurrent erfährt möglicherweise, wie viel und welche Kunden Sie haben und welche nicht.
- Ihr Kunde erfährt vielleicht, welche seiner Konkurrenten diese Mail auch erhalten haben oder auch nicht.
Das könnte dann Auswirkungen auf Preisverhandlungen haben.
Richtig problematisch kann es sein, wenn auch nur ein Adressat aus der Liste auf die E-Mail antworten will und dabei versehentlich „Antwort an alle“ ausgewählt hat.
Einfache LÖSUNG
Wenn Sie Kunden-Rundmails verschicken, gehören alle Empfänger in das Feld Blindkopie „BCC“ und nicht in das „An“-Feld und auch nicht in das „Kopie“-Feld. In das „An“-Feld kommt stattdessen einfach die eigene E-Mail-Adresse.
Dann können sich nicht alle Empfänger gegenseitig sehen, Daten können auch nicht so leicht in falsche Hände geraten und die Diskretion, die einige Ihrer Kunden sicher gern haben wollen, wäre gewahrt.
