Stand: 12. November 2025
Wenn Ihr E-Mail-Postfach auf dem Webserver überläuft, müssen Sie Ihre E-Mails nicht löschen, sondern können sie einfach archivieren.
Wie das Schritt für Schritt geht, zeigen wir am Beispiel von Apple Mail. Das Grundprinzip gilt ebenso für andere E-Mail-Programme wie Outlook, Thunderbird oder eM Client. Hinweis: Bei POP3-Konten werden E-Mails in der Regel lokal gespeichert; das Speicherproblem entsteht vor allem bei IMAP.
Warum wird mein E-Mail-Postfach "voll"
Bei den heute üblichen IMAP-Konten bleiben E-Mails samt Anhängen dauerhaft auf dem Server gespeichert und werden zwischen Geräten synchronisiert. Dadurch wächst der belegte Speicher auf dem Mailserver kontinuierlich – besonders bei großen Anhängen wie Fotos, Layouts, Videos oder PDFs. In kreativen Berufen oder projektorientierten Teams kann das Postfach daher schnell an seine Grenzen stoßen.
Diese Grenzen sind technisch und vertraglich festgelegt: Jeder E-Mail-Anbieter stellt nur eine bestimmte Speichermenge zur Verfügung, die sich nach dem jeweiligen Tarif richtet. Ist dieses Limit erreicht, können keine neuen Nachrichten mehr empfangen werden, bis Platz geschaffen oder das Postfach vergrößert wird.
Warum alte E-Mails nicht einfach löschen?
- Geschäftliche E-Mails unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (GoBD, HGB). Rechnungen, Angebote und andere geschäftsbezogene Nachrichten müssen in vielen Fällen über mehrere Jahre erhalten bleiben – unabhängig vom Postfach oder Gerät.
- Auch Selbstständige und Freiberufler sind grundsätzlich verpflichtet, steuerrelevante Korrespondenz aufzubewahren. Ein vorschnelles Löschen kann zu Nachteilen bei einer Betriebsprüfung führen.
- Private oder irrelevante E-Mails dürfen natürlich gelöscht werden – entscheidend ist, geschäftlich relevante Mails sicher zu archivieren, nicht sie im Postfach zu belassen.
Warum E-Mails archivieren statt einfach weiter nutzen?
Serverplatz ist begrenzt – vor allem Mails mit großen Anhängen (Fotos, Layouts, PDFs u. Ä.) können den Speicher schnell füllen, besonders in kreativen Berufen. Aber selbst wenn noch Platz vorhanden ist, lohnt sich eine regelmäßige Archivierung:
- E-Mails auf dem Server bleiben dauerhaft online und sind dadurch potenziell angreifbar (z. B. bei gehackten Passwörtern oder kompromittierten Servern).
- Sehr große Postfächer können die Synchronisation verlangsamen, weil mehr Mails und Anhänge zwischen Geräten abgeglichen werden müssen.
- Lokale Archive sind offline verfügbar, unabhängig vom Anbieter, und lassen sich in Backups sichern.
- Nur lokale Archivierung reduziert den belegten Serverspeicher und schützt sensible Daten vor unnötiger Daueraufbewahrung in der Cloud.
Im nachfolgenden Text geht es schlicht darum, wie man Platz auf seinem E-Mail-Server freiräumt. Denn dieses Problem existiert weiter, auch wenn man mit der gesetzlichen Datensicherung alles richtig macht, denn diese holt sich E-Mails vom Server ab, löscht dort aber nichts.
Apple Mail (macOS Sonoma / Sequoia)
1. Was Apple unter „Archivieren“ versteht
Die Funktion „Archivieren“ bzw. „In Archiv verschieben“ legt ein spezielles Postfach namens „Archiv“ auf dem Server an. Wird eine Nachricht archiviert, bleibt sie online gespeichert – nur in einem anderen Ordner. Diese Mails werden weiterhin mit iPhone, iPad und anderen Geräten synchronisiert. Das spart keinen Speicherplatz auf dem Server, sondern dient nur der Ordnung.
Hinweis: Weil archivierte Mails in Apple Mail weiterhin online liegen, bleiben sie grundsätzlich exponiert (z. B. bei kompromittierten Zugängen). Ein lokales Archiv ist daher nicht nur platzsparend, sondern auch datenschutzfreundlicher.
2. Echtes lokales Archiv anlegen
- Menü „Postfach → Neues Postfach…“
- Ort: „Auf meinem Mac“
- Name: z. B. ARCHIV 2024
- In der linken Spalte erscheint das neue Postfach unter „Auf meinem Mac“.
- Alte Mails markieren und in dieses lokale Postfach verschieben.
Die Mails werden dadurch vom Server gelöscht und liegen nun ausschließlich auf diesem Mac. Sie bleiben dort offline verfügbar und durchsuchbar. Die Mails werden in Ihren Rechner-Backups (z. B. Time Machine) mtgesichert.
Hinweis: Nach dem Löschen der Mails vom Server sind diese auch auf anderen E-Mail-Clients (z. B. auf Mobilgeräten) nicht mehr vorhanden, sondern nur noch auf diesem Mac. Das ist in der Regel gewollt, da so auch dort wertvoller Speicherplatz frei wird.
Nicht verstanden? Bitte lesen Sie die bebilderte ältere Version unserer Anleitung (siehe unten). Diese ist sehr ausführlich und erklärt jeden Schritt im Detail.
3. Automatisches Verschieben mit Regel (optional)
- Menü „Mail → Einstellungen → Regeln → Hinzufügen“
- Bedingung: „Wenn Postfach ist Archiv“
- Aktion: „In Postfach Auf meinem Mac → ARCHIV 2024 verschieben“
Damit landen alle archivierten Mails automatisch lokal und der Server wird entlastet.
Genaue Anleitung für ältere Apple Mail-Versionen (vor 2024)
Typ des E-Mail-Kontos im E-Mail-Programm prüfen (einmalig nötig)
Gehen Sie zunächst in die Konto-Einstellungen von Apple Mail (Menu „Mail“ > „Einstellungen“). Suchen Sie dort das E-Mail-Konto, welches archiviert werden soll. Prüfen Sie zunächst, ob dort in den Einstellungen das Protokoll „IMAP“ voreingestellt ist, dies ist sehr wichtig! Stellen Sie dabei fest, dass Sie ein E-Mail-Konto vom Typ „POP“ nutzen, bitte → hier weiterlesen, denn die folgende Anleitung bezieht sich ausschließlich auf Konten vom Typ „IMAP“.
1. Lokales Archiv-Postfach erstellen (einmalig nötig)
Wählen Sie im Menü unter „Postfach“ die Option „Neues Postfach …“ aus: 
Es erscheint ein Dialogfenster.
- Wählen Sie bei „Ort“ die Option „Lokal“
- Vergeben Sie einen sinnvollen Namen, z.B. „ARCHIV – Postfachname – Empfang“, wobei Postfachname den Namen des Server-Postfachs darstellt, welches Sie archivieren wollen. So finden Sie das Archiv schnell wieder, falls Sie mehrere Archive haben. (“ – Empfang“ hängen wir noch dran, da man nach der gleichen Methode auch versendete E-Mails archivieren könnte, diese bekämen entsprechend die Endung „ – Versand“.)
Ein neuer Ordner im Verzeichnis „Lokal“ wurde angelegt: 
Nichts zu sehen? Dann ist das neue lokale Postfach vielleicht ausgeblendet. Dann einfach mit der Maus über so fin Wort „Lokal“ (in der linken Postfächer-Spalte in Apple Mail) streichen. Rechts davon wird dann in Grau das Wort „einblenden“ angezeigt, darauf bitte klicken.
Tipp: Ein Klick auf das Plus-Zeichen links daneben ist übrigens eine weitere Möglichkeit, direkt an dieser Stelle ein neues lokales Postfach anzulegen.
2. Den auf dem Server benutzten Speicherplatz überprüfen (regelmäßig)
- In der linken Seitenleiste des Programmfensters unter der Überschrift „Postfächer“ den Ordner „Eingang“ ausklappen, falls eingeklappt (Klicken Sie links auf das kleine graue Dreieck)
- Rechtsklick auf das gewünschte E-Mail-Konto.
- Dort im Popup-Menu unten „Accountinformationen“ auswählen
Sie sehen dann ein neues Fenster, auf dem der verbrauchte Speicherplatz zu sehen ist:
Jetzt haben Sie einen guten Überblick, wie viel Speicherplatz noch frei ist und ob Sie ggf. archivieren müssen. Schließen Sie dieses Fenster nun wieder.
3. Lokale Archivierung durchführen (regelmäßig)
Nun können Sie die Mails, die Sie archivieren möchten, in den soeben neu angelegten Ordner verschieben:
- Klicken Sie in der Liste der angezeigten empfangenen E-Mails dieses Postfachs oben im Tabellenkopf auf den Reiter „Gesendet“. Die neuen E-Mails sollten jetzt oben und die alten unten stehen, sonst bitte noch mal auf „gesendet“ klicken. (Wenn „gesendet“ nicht angezeigt wird, bitte mit der rechten Maustaste auf den Tabellenkopf klicken und die Anzeige der Spalte „gesendet“ anwählen.)
- Die alten E-Mails stehen jetzt also unten. Daher ganz nach unten scrollen und die unterste E-Mail auswählen. Dann weiter nach oben zurück scrollen bis zur ersten E-Mail, ab der die Archivierung gestartet werden soll. Diese mit gedrückter Shift-Taste anklicken. Damit sind alle E-Mails zwischen dieser und der untersten E-Mail ausgewählt.
- Jetzt die ausgewählten E-Mails auf das neue lokale Konto ziehen ….. und ABWARTEN.
- Apple Mail verschiebt jetzt die E-Mails vom Server und verschiebt auch alle E-Mail-Anhänge. Daher kann das etwas dauern. Bitte Apple Mail eine Weile (z. B. 5 Minuten) laufen und arbeiten lassen und nicht beenden! Wie schnell Apple Mail umräumt, hängt von der Menge der verschobenen E-Mails, der Anhänge und der Internet-Geschwindigkeit ab.
4. Fertig!
Glückwunsch, Sie haben gerade Ihr erstes lokale E-Mail-Archiv angelegt! Für spätere Archivierungen für dieses E-Mail-Konto führen Sie nur noch den letzten Schritt („4 Das lokale Archiv nutzen“) aus.
Anleitung für E-Mail-Konten vom Typ „POP“
Benutzen Sie noch das alte E-Mail-Protokoll „POP“ (manchmal auch „POP3“ genannt), haben Sie bereits alle E-Mails lokal im E-Mail-Programm gesichert, solange diese dort nicht gelöscht sind. Das Speicherproblem auf dem Server ist zudem recht einfach zu beheben: Gehen Sie in die Konto-Einstellungen Ihres E-Mail-Programms. Prüfen Sie zunächst, ob dort das Protokoll „POP“ (oder „POP3“) eingestellt ist. Wählen Sie dann dort aus: „E-Mails endgültig vom Server löschen nach XX Tagen“ wobei „XX“ in der Regel 1 Woche ist. Bei Apple-Mail sieht die Einstellung so aus:
Outlook (Windows / macOS / Microsoft 365)*
Outlook bietet zwei Archiv-Varianten: ein Online-Archiv (Server-Ordner, kein Speichergewinn) und ein lokales Archiv in einer Datendatei (.pst bzw. .olm).
So archivieren Sie lokal und sparen Serverspeicher:
- „Datei → Informationen → Tools → Archivieren…“
- Konto oder Ordner wählen.
- Speicherort für die
.pst-Datei angeben und starten.
Outlook verschiebt die Mails in die lokale Datei und entfernt sie vom Server.
Thunderbird (Windows / macOS / Linux)
Thunderbird kann „Archivieren“ direkt auf lokale Ordner umleiten.
- „Einstellungen → Konten-Einstellungen → Kopien & Ordner“
- Unter „Archiv speichern unter“: „Lokale Ordner“ auswählen.
- Speichern, dann das Symbol „Archivieren“ verwenden.
Archivierte Mails werden in lokale Ordner verschoben und vom Server gelöscht. Der Online-Speicher wird sofort entlastet.
eM Client (Windows / macOS)
eM Client bietet eine einfache, automatische Archivierung in lokale Ordner.
- „Menü → Einstellungen → E-Mail → Archivierung“
- Archivierung aktivieren und Zeitspanne wählen (z. B. älter als 6 Monate).
- Ziel: „Lokale Ordner“ festlegen.
Ältere Mails werden automatisch lokal abgelegt und vom Server entfernt.
MailStore*
MailStore Home (Privat) und MailStore Server (Unternehmen) archivieren Mails von IMAP, POP3, Exchange, Outlook oder Thunderbird. Die Mails werden lokal bzw. zentral gespeichert und bleiben durchsuchbar. Nach der Archivierung können sie automatisch vom Server gelöscht werden, wodurch Speicherplatz frei wird.
Cloud-Postfächer (Gmail, iCloud, Outlook.com, GMX, Web.de)*
Bei Cloud-Postfächern bedeutet „Archivieren“ meist nur: aus dem Posteingang verschieben, aber weiter online behalten (z. B. bei Gmail in „Alle E-Mails“). Speicherplatz wird dadurch nicht frei. Wer Mails wirklich auslagern möchte, nutzt Programme wie Thunderbird, Outlook oder MailStore und entfernt die archivierten Mails anschließend vom Server.
Rechtlicher Disclaimer
Mit keinem der genannten Software-Anbieter bestehen Vereinbarungen, und wir haben nicht alle Produkte selbst getestet. Die Angaben beruhen auf den veröffentlichten Informationen der jeweiligen Anbieter.
*Insbesondere die Angaben zu Outlook, Mailstore und Cloud-Postfächern sind KI-unterstützt generiert, da wir diese Programme nicht nutzen. Im Zweifel die jeweilige Anleitung lesen. Diese Texte erscheinen beim genauen Gegenlesen plausibel und sind daher der Vollständigkeit halber ergänzt.
Die hier genannten Informationen dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine rechtliche Beratung. Bei Fragen zur Aufbewahrungspflicht oder DSGVO-Konformität wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder Datenschutzbeauftragten.
